Tujuan Pekeliling ini ialah untuk memperingatkan majikan dan penyedia latihan mengenai cara mengisi dan mengemukakan borang tuntutan geran latihan dengan lengkap dan betul.

PUNCA UTAMA TUNTUTAN DITOLAK DAN PANDUAN UNTUK MENGATASINYA

Pertukaran tarikh latihan melibatkan perubahan tahun

3.3.1 Di bawah Skim SBL, jika terdapat perubahan tarikh latihan yang tidak melibatkan perubahan tahun, majikan tidak perlu memaklumkan kepada PSMB mengenai perubahan tarikh latihan tersebut. Walau bagaimanapun, jika majikan ingin menunda tarikh latihan kepada tahun berikutnya, majikan perlu memaklumkan Bahagian Geran Latihan mengenai tarikh baru latihan dan mendapatkan surat pengesahan sebelum latihan bermula. Kegagalan berbuat demikian akan menyebabkan tuntutan majikan ditolak.

3.3.2 Di bawah Skim SBL-Khas, peraturan PSMB menetapkan bahawa pindaan tarikh latihan adalah tidak dibenarkan kecuali jika telah mendapat kelulusan PSMB terlebih dahulu. Walau bagaimanapun, berkuatkuasa mulai tarikh Pekeliling ini, sekiranya terdapat perubahan pada tarikh latihan bagi program/kursus yang diluluskan, penyedia latihan boleh mengemukakan tuntutan yuran kursus dan majikan boleh menuntut elaun harian pelatih dan kos-kos lain dengan syarat majikan menyertakan surat pengesahan yang menjelaskan tarikh latihan sebenar dan sebab-sebab mengapa tarikh latihan dipinda. Contoh surat pengesahan ini adalah seperti di Lampiran A.

Kesalahan berhubung senarai kehadiran pelatih

3.4.1 Di bawah Skim SBL-Khas juga, pada masa mengemukakan tuntutan, kedua-dua majikan dan penyedia latihan dikehendaki menyertakan senarai kehadiran pelatih (borang PSMB/SBL-KHAS/T3) bersama borang tuntutan untuk menuntut elaun harian pelatih dan kos-kos lain bagi majikan dan yuran kursus bagi penyedia latihan. Senarai kehadiran pelatih ini hendaklah mengikut format yang ditetapkan oleh PSMB dan ditandatangani oleh setiap pelatih bagi setiap hari latihan yang dihadiri. Pembayaran penuh elaun harian dan yuran kursus adalah untuk kehadiran melebihi 75%. Penyedia latihan hendaklah menyertakan senarai kehadiran pelatih yang asal semasa menuntut yuran kursus manakala majikan menyertakan salinan fotostat yang telah disahkan benar oleh penyedia latihan semasa menuntut elaun harian.

Kesalahan berhubung borang tuntutan

3.6.1 Majikan hendaklah memastikan bahawa borang yang digunakan untuk membuat tuntutan adalah borang terbaru atau menggunakan borang yang betul mengikut skim latihan. Kesilapan mengguna borang akan menyebabkan tuntutan ditolak.

3.6.2 Borang tuntutan hendaklah ditandatangani oleh pegawai yang berjawatan Eksekutif dan ke atas. Borang tuntutan yang ditandatangani oleh Kerani atau ditandatangani bagi pihak pegawai adalah tidak dibenarkan sama sekali. Bagi Skim SBL-Khas, hanya pegawai pengurusan kanan iaitu sama ada Ketua Eksekutif, Pengarah Urusan atau Pengarah Kewangan sahaja yang dibenarkan untuk menandatangani borang tuntutan.

Pengurangan bilangan jam atau hari latihan berbanding kelulusan

3.7.1 Terdapat majikan yang telah memendekkan tempoh latihan sehingga menjejaskan struktur dan kandungan kursus. Adalah diingatkan bahawa pengurangan tempoh latihan melebihi 25 peratus bagi Skim SBL dan SBL-Khas dari tempoh latihan yang diluluskan akan menyebabkan tuntutan ditolak. Bagi Skim PROLUS dan PERLA, pengurangan tempoh latihan adalah tidak dibenarkan sama sekali. Majikan adalah diingatkan supaya mematuhi sepenuhnya peraturan yang ditetapkan ini untuk mengelakkan tuntutan ditolak.

Pengurangan bilangan peserta kursus

3.8.1 Bagi latihan dalaman, majikan hendaklah memastikan peratusan peserta yang menghadiri kursus adalah melebihi 50% daripada bilangan keseluruhan peserta yang diluluskan. Sekiranya bilangan peserta yang menghadiri kursus kurang dari 50%, tuntutan akan ditolak.

3.9.1 Tuntutan bagi mana-mana program latihan hanya dibenarkan dibuat sekali sahaja. Majikan hendaklah memastikan kesemua jenis kos-kos latihan bagi sesuatu program dituntut sekaligus di dalam satu borang tuntutan. Tuntutan berganda atau berulang akan ditolak. Sekiranya program latihan yang hendak diikuti adalah mengikut modul, majikan perlu membuat permohonan mengikut modul dan membuat tuntutan mengikut modul yang diluluskan.

Dokumen sokongan yang tidak lengkap

3.10.1 Setiap tuntutan perlu disertakan dengan dokumen sokongan seperti resit, bil, baucar bayaran dan invois. Namun, majikan perlu memastikan tajuk kursus dan tarikh latihan yang dinyatakan pada dokumen sokongan yang disertakan adalah sama dengan tajuk dan tarikh latihan yang telah diluluskan dan juga pada borang tuntutan. Resit yang dikeluarkan atas nama peserta atau majikan lain adalah tidak diterima sama sekali. Resit perlu di atas nama majikan yang memohon tuntutan geran latihan. Dalam hal ini, majikan diingatkan untuk memastikan nama majikan dicatatkan dengan betul pada setiap dokumen sokongan.

Salinan fotostat tidak disahkan benar mengikut format PSMB

3.11.1 PSMB membenarkan dokumen sokongan disertakan dalam bentuk salinan fotostat tetapi perlu disahkan benar mengikut format yang ditetapkan oleh PSMB. Perkara ini telah dimaklumkan kepada majikan sebelum ini tetapi masih terdapat majikan dan penyedia latihan yang membuat pengesahan ke atas dokumen salinan fotostat tidak mengikut format yang ditetapkan oleh PSMB. Bagi mengelakkan tuntutan ditolak semata-mata kerana dokumen sokongan tidak disahkan mengikut format PSMB, majikan dan penyedia latihan adalah diminta untuk membuat rubber stamp pengesahan mengikut contoh seperti di Lampiran B.

TUNTUTAN YANG PERNAH DIKUIRI TETAPI MASIH DIKEMUKAKAN SEMULA DALAM KEADAAN TIDAK LENGKAP ATAU TANPA DIAMBIL TINDAKAN PEMBETULAN

Mengikut peraturan biasa PSMB, setiap tuntutan yang didapati tidak lengkap akan dikuiri dan dipulangkan kepada majikan berserta penjelasan mengapa sesuatu tuntutan dipulangkan. Surat tersebut juga menerangkan tindakan pembetulan yang perlu diambil oleh majikan. Walau bagaimanapun, seringkali berlaku di mana majikan mengemukakan semula tuntutan kepada PSMB tanpa sebarang tindakan pembetulan diambil. Dengan ini, majikan adalah diingatkan bahawa sekiranya perkara seperti ini masih berlaku selepas dari tarikh Pekeliling ini berkuatkuasaj, PSMB akan hanya membayar tuntutan bagi kos-kos yang mempunyai dokumen lengkap sahaja.

PENUTUP

Majikan adalah diminta untuk mengambil peringatan dan perhatian serius terhadap punca penolakan tuntutan geran latihan seperti yang diterangkan pada perenggan 3 dan 4 di atas. Pematuhan sepenuhnya kepada peraturan tersebut adalah untuk kebaikan bersama agar penggunaan levi majikan dapat dipertingkatkan dan pembayaran geran latihan dilakukan dalam tempoh yang lebih singkat.